1. Introducción:

 

Con el fin de dar cumplimiento riguroso de la normativa actual en materia de protección de Datos Personales, conforme a la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las complementan, adicionan o modifican, OVERTHERE S.A.S (en adelante “OVERTHERE”) presenta su "Política de Tratamiento de Datos Personales" para salvaguardar la información personal proporcionada por los Titulares de la información para el uso de aplicación móvil “OverThere”.

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2. Definiciones:

• Titular: Persona cuyos datos son objeto de tratamiento. 

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, ya sea pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales en nombre del responsable.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, ya sea pública o privada, que toma decisiones sobre el tratamiento de datos personales, ya sea por sí misma o en asociación con otros.

• Autorización: El consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Tratamiento: Se entiende como el ciclo de vida del dato, desde su captura hasta su eliminación.

• Transferencia: Consiste en que el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

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3. Datos del responsable:

El responsable del tratamiento de los datos es OVERTHERE S.A.S quien cuenta con los siguientes datos:

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• No. de identificación: NIT. 901.744.886-1

• Domicilio: Bogotá D.C.

• Dirección: Cr 6 No. 34-44, Bogotá, Colombia.

• Email: contact@overthereapp.com

• Teléfono: 601 3239600

 

OVERTHERE podrá transmitir y transferir información conforme a las finalidades que se exponen en este documento.

 

4. Tratamiento al que se someten los datos: Ciclo de vida de los datos:

 

a) En cuanto a las principales fuentes de captura:

• A través de los contratos que se celebren con OVERTHERE.

• A través del proceso de verificación y validación de sus usuarios.

• A través del proceso de registro de sus usuarios.

• A través del intercambio de emails.

• A través portafolios de servicios.

• A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.

• A través del acceso a páginas Web o aplicación de OverThere.

• Mediante la transmisión o transferencia de datos.

• A través de la conversación realizada por medios electrónicos.

• A través de formularios digitales.

• Al aceptar los T&C para el uso de la APP.

• Mediante la solicitud para realizar transferencias. 

 

b) En cuanto al uso:

Se dará conforme a las finalidades.

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c) En cuanto al almacenamiento:

La información es alojada en una nube en red privada virtual, lo que implica que tiene acceso restringido, únicamente para el personal autorizado. 

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d) En cuanto a la supresión o eliminación:

Se dará siempre y cuando el titular lo solicite o la finalidad termine. Sin embargo, en caso de que exista una causa contractual o un mandato de orden legal, OVERTHERE se podrá abstener de suprimir o eliminar la información.

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e) Transferencia y transmisión:

Se dará la transferencia y transmisión para efectos de cumplir con las finalidades. 

 

5. ​Derechos y deberes del titular:

El titular tiene derecho, como lo indica el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 a:

“a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.”

 

El titular tiene el deber de:

• Gestionar una solicitud escrita para ser informado sobre el uso de sus Datos Personales por parte de OVERTHERE, si desea conocer esta información.

• Brindar en todo momento información precisa, actualizada y veraz.

 

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6. Finalidades del tratamiento de los datos personales:

Las finalidades del tratamiento de datos por parte OVERTHERE serán:

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• Garantizar el correcto funcionamiento de APP.

• Llevar a cabo proceso de verificación de nuestros Usuarios. 

• Garantizar estándares de identidad y autenticidad de los Usuarios que interactúan en la app.

• Detectar posibles inconsistencias y anomalías en cuanto a la identidad de nuestros usuarios. Garantizar la conectividad entre los usuarios registrados de OVERTHERE.

• Desarrollar herramientas y algoritmos que ayuden a garantizar la confidencialidad de los datos personales que sean capturados por parte de OVERTHERE.

• Apoyar y mejorar los servicios que ofrece OVERTHERE.

• Analizar la navegación, a través de cookies. 

• Gestionar las redes sociales. 

• Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de OVERTHERE.

• Generar alianzas comerciales con terceros aliados que tengan finalidades y se desprendan del tratamiento desplegado en este documento.

• Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y administración de sistemas.

  • Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento de servicios.

  • Gestionar las solicitudes, quejas y reclamos y dirigirlas a las áreas responsables.

  • Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento de servicios.

  • Gestionar las solicitudes, quejas y reclamos y dirigirlas a las áreas responsables.

  • Prestar sus servicios.

  • Cotejar con las bases de datos de la Registraduría General de la Nación u otros órganos que permitan garantizar la identidad de las personas.

  • Cotejar la información con listas restrictivas.

  • Realizar la transferencia y transmisión de datos a terceros aliados con estándares en tratamiento de datos afines.

  • Informar sus actividades, productos o servicios, así como para cualquier otra finalidad que las normativas de las redes sociales permitan.

  • Permitir el relacionamiento a través de la aplicación con otros usuarios registrados en dicha APP.

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7. Autorizar a la app para que utilice la API de Azure Microsoft o cualquier otra API de verificación que este decida para llevar a cabo los procesos de validación Imagen (foto de perfil).Canales de acceso y mecanismos dispuestos por OVERTHERE:

 

OVERTHERE facilitará el siguiente canal para el ejercicio de los derechos de los Titulares: contact@overthereapp.com

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8. Procedimiento legal para consultas quejas y reclamos:

El procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización, consiste en el envió de un email a la dirección contact@overthereapp.com, en donde el titular de los datos identifique el derecho concreto objeto de la solicitud. 

 

Procedimiento consultas: OVERTHERE y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

 

En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

Las solicitudes de consultas dirigidas a OVERTHERE deberán contener como mínimo la siguiente información:

 

a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes; 

b. Lo que se pretende consultar 

c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes; 

d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente. 

 

Procedimiento reclamos: El área encargada, será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas. 

 

Una vez se reciba la solicitud, la persona responsable de recibir la solicitud deberá informar inmediatamente al área encargada y este procederá a dar la orden de eliminación del dato al área que la almacene previa revisión de: i) la solicitud de supresión y/o revocatoria de la autorización de tratamiento se realizará y se tramitará conforme a las reglas para la reclamación dispuestas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de OVERTHERE; ii) verificar si el Titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de OVERTHERE las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:

 

a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes; 

b. Lo que se pretende consultar 

c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes; 

d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente. 

 

En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes. 

 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

a) Corrección o Actualización: OVERTHERE y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización. 

 

b) Revocatoria de la autorización: OVERTHERE y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo, se garantizará el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

c) Supresión de datos personales: La supresión o eliminación de datos personales deberá hacerse por el área encargada de la información personal y procederá según lo establecido en la Política Tratamiento de Datos Personales de OVERTHERE. Quien suprime el dato deberá dejar la respectiva constancia de su supresión.

El dato personal será suprimido o eliminado cuando i) el dato personal no cuente con la autorización del titular para su tratamiento; ii) el dato personal no vaya a ser tratado por OVERTHERE; iii) por solicitud del titular del dato personal y; iv) no haya obligación legal de conservarlo para determinados fines.

 

Excepción a la supresión de datos personales, no deberán suprimirse datos personales que deban almacenarse en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual. El almacenado en virtud de una obligación legal no puede ser usado para un fin distinto a este

Cabe mencionar, que el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, es el área jurídica de OVERTHERE. 

 

9. Datos que se pretenden tratar:

Dentro de la información que tratará OVERTHERE se encuentra:

• Nombre y apellido.

• Imagen

• Genero.

• Biografía, 

• Estatura.

• Intereses.

• Ciudad de residencia.

• Edad.

• Fotos.

• Nacionalidad.

• Teléfono celular.

• Email.

• Credenciales de acceso a Facebook del usuario registrado.

• Credenciales de acceso a la cuenta de Google del usuario registrado.

• Credenciales de acceso a la cuenta de Apple.

• Teléfono.

• Datos de identificación.

• Datos de contacto.

• Documento de identidad.

• Geolocalización.

• Position latitud.

• Position longitud.

 

10. Transmisión y/o transferencia nacional o internacional

 

OVERTHERE podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.

Al cargar tu foto de perfil y continuar con la creación de tu cuenta, otorgas tu consentimiento expreso para que la aplicación utilice la API de Azure Microsoft, cualquier otra API que para estos efectos defina OVERTHERE, para verificar y validar la imagen según los parámetros mencionados. 

A través de la Transmisión o Transferencia de Datos Personales OVERTHERE podrá recolectar Datos personales, entre ellos: i) número de teléfono; ii) email; iii) información comportamental en el mercado; iv) información comercial y demás que considere OVERTHERE dentro de los parámetros legales, la cual podrá ser compartida a terceros. La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

• Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, OVERTHERE se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.

• De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:

• Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos.

• Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad

• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.

1. Vigencia

 

La presente Política de Tratamiento de datos Personales rige a partir del 01de enero de 2024.

OVERTHERE se reserva el derecho para modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales, caso en el cual, actualizará el presente documento en su aplicación y notificará a sus usuarios registrados mediante un aviso en OverThere. Los usuarios registrados podrán abstenerse de usar la aplicación, en virtud de los cambios; o en su defecto, podrán presentar peticiones, quejas o reclamos al email: contact@overthereapp.com.